CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL

KETEPATAN MASA

TUJUAN/PURPOSE :

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai sistem kehadiran kakitangan, prosedur kehadiran kerja, prosedur penjagaan masa yang baik dan ketepatan masa menjalankan kerja.

18

NO. KOD / CODE NO.	Z-009-1:2015–M02/P(2/3)	Muka Surat / Page :
		Drpd / of	: 8

PENERANGAN/INFORMATION :

1.       Disiplin Diri

1.1        Pengenalan

Disiplin diri adalah salah satu kemahiran yang paling penting dan berguna untuk mencapai ketepatan masa kerja yang semua orang patut miliki. Kemahiran ini adalah penting dalam setiap bidang kehidupan yang memberikan anda kuasa untuk berpegang kepada keputusan anda dan mengikutinya, tanpa mengubah fikiran anda maka, ia menjadi salah satu keperluan penting bagi mencapai matlamat. Pemilikan kemahiran ini membolehkan anda untuk tabah dengan keputusan dan perancangan anda sehingga anda mencapainya dalam tempoh masa tertentu .Ia juga menjelma sebagai kekuatan dalaman, membantu anda untuk mengatasi ketagihan, berlengah-lengah dan kemalasan, dan untuk mengikuti dengan apa sahaja yang anda lakukan.

1.2        Definasi

Disiplin diri juga dikenali sebagai tingkah laku kuasa pendorong yang mempunyai keupayaan untuk menyudahkan tugasan yang sukar atau tidak menyenangkan sehingga selesai tepat pada masanya .Orang yang mempunyai disiplin diri yang tinggi dapat mengatasi keengganan untuk memulakan tugasan dan kekal di landasan yang betul walaupun menghadapi halangan. Mereka yang rendah disiplin diri suka berlengah-lengah dan menunjukkan susulan yang lemah, sering gagal untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam tempoh masa yang telah ditetapkan dan walau pun mereka mempunyai keinginan tinggi untuk menyiapkannya.

1.3        Disiplin Diri di Tempat Kerja

i)             Kejayaan pertama dan hasil yang paling penting tentang disiplin ditempat kerja adalah ia dapat membendung masalah kelakuan terutama ketepatan masa. Kepentingan daripada hasil ini adalah berkait terus dengan keseriusan kesalahan tersebut. Seorang pekerja yang menyebarkan gosip pejabat mungkin lebih merbahaya daripada ancaman, tetapi seorang pekerja yang menyebabkan gangguan di tempat kerja yang serius, seperti mengancam pekerja lain atau membawa senjata ke pejabat, perlu ditangani dengan segera. Mengabaikan

19

NO. KOD / CODE NO.	Z-009-1:2015–M02/P(2/3)	Muka Surat / Page :
		Drpd / of	: 8

seseorang pekerja yang mempamerkan tingkah laku tidak menentu atau berbahaya boleh menyebabkan tragedi; Mengabaikan orang yang menyemai perpecahan akan menurunkan moral pekerja dan boleh mengurangkan produktiviti di masa akan dating.

ii)            Dengan sentiasa mematuhi disiplin tempat kerja, ia akan mengukuhkan peraturan yang telah anda jalin untuk diikuti secara konsisten dan menggalakkan semangat pekerja lain. Apabila peraturan tempat kerja jelas, boleh diaplikasikan kepada semua orang dan apabila dikuatkuasakan secara konsisten, pekerja akan tahu kedudukan mereka dan bagaimana mereka patut menjaga kelakuan untuk mematuhinya .Mereka lebih cenderung untuk menghormati peraturan

tempat kerja apabila mereka mengetahui peraturan tersebut akan dikuatkuasakan, sekali gus mengurangkan kemungkinan bahawa tindakan disiplin diperlukan pada masa akan datang.

2             Tugas dan Tanggung jawab

2.1 Bagi memastikan mengurus kakitangan anda dengan berkesan, adalah penting anda menyediakan definisi yang jelas dan memahami peranan, fungsi, tanggungjawab mereka serta jadual di tempat kerja. Ini akan memberikan mereka pemahaman yang baik mengenai kerja dan tugas-tugas yang mereka mesti laksanakan sebagai seorang individu dan dalam mana-mana pasukan/kumpulan yang mereka sertap..Ia juga menyediakan maklumat mengenai kedudukan yang sesuai dalam organisasi dan kepada siapa dia mesti melapurkan diri, ini dapat membantu untuk mengelakkan pertikaian dan salah faham tentang kuasa.

2.2 Apabila menetapkan peranan dan tanggungjawab di tempat kerja, anda mungkin perlu membuat senarai semua kakitangan dan senaraikan semua tugas dan peranan dalam perniagaan anda. .Anda kemudiannya boleh menetapkan peranan kepada setiap anggota kakitangan atau kumpulan kakitangan.Ia adalah penting untuk kekalkan fleksibel dan kesediaan bagi mengubah suai rancangan anda dan berunding dengan pekerja anda.

20

NO. KOD / CODE NO.	Z-009-1:2015–M02/P(2/3)	Muka Surat / Page :
		Drpd / of	: 8

2.3. Sebaik sahaja anda telah menentukan peranan dan tanggungjawab setiap kakitangan, anda boleh merekodkan senarai tugas kakitangan.. Ianya bolih di lakukan secara formal atau tidak formal mengikut pilihan anda, tetapi ia adalah penting untuk merekodkan maklumat utama.deskripsi tugas, menyediakan peluang yang jelas tentang peranan dan tanggungjawab setiap individu dan juga bertindak sebagai satu cara untuk mengukur prestasi dengan menetapkan Sistem Pengurusan Prestasi terhadap tugas-tugas atau keperluan.

3.            Garis panduan kehadiran kerja

3.1 Kepentingan ketepatan masa di tempat kerja sering diabaikan.Ketepatan masa mencerminkan imej anda sebagai seorang pekerja, dan ia tidak keterlaluan bahawa ia adalah satu kemahiran kerja yang penting yang akan memberi sumbangan besar kepada kejayaan anda. Walaupun ketepatan masa dalam hari-hari di luar tugas harian, Ia akan memberi kesan ke atas imej anda.

3.2 Berikut adalah empat sebab utama ketepatan masa menjadi penting;

i)       Berada tepat pada waktunya untuk mesyuarat, acara, kelas, walau pun di majlis keramaian, ia menunjukkan bahawa anda menghormati orang yang menyediakan acara dan juga orang yang menghadiri acara tersebut. Sesetengah orang sentiasa tiba sepuluh minit lewat atau lebih untuk segala-galanya. Mereka hanya seolah-olah mempunyai jam dalaman yang ketinggalan masa.Biasanya apabila mereka tiba, mereka menggumumkan permohonan maaf dengan cara memberitahu semua orang bagaimana sibunya mereka.Ini memberitahu saya yang mereka fikir pengalaman diperlukan menunjukkan orang lain bahawa kehidupan mereka dan aktiviti-aktiviti mereka adalah lebih penting daripada orang lain menghadiri perjumpaan itu. Daripada mentafsir kelewatan sesorang sebagai satu perkara yang penting, tetapi ia lebih cenderung ditafsirkan sebagai tanda tidak hormat.

ii)      Ketepatan masa menunjukkan anda boleh dipercayai.Jika anda sentiasa menepati masa, biasanya orang akan menganggap bahawa mereka boleh

21

NO. KOD / CODE NO.	Z-009-1:2015–M02/P(2/3)	Muka Surat / Page :
		Drpd / of	: 8

bergantung kepada anda.Jika anda tiba untuk bekerja tepat pada masa, siapkan tugasan tepat pada masa, menepati masa untuk menghadiri mesyuarat dan majlis; ketua anda dan rakan sekerja akan memikirkan anda sebagai orang yang boleh dipercayai..

ii)      Ketepatan masa memberitahu orang lain bahawa di samping mengetahui kepentingan mesyuarat atau tugasan, anda juga tahu betapa pentingnya tanggungjawab anda dalam pasukan.Jika anda sentiasa menunggu sehingga saat-saat akhir untuk memulakan projek atau jika anda selalu lewat hadir mesyuarat, kesebokan anda memberitahu ketua anda bahawa anda tidak memahami kepentingan kerja dan anda tidak memahami peranan anda dalam pasukan kerja.Pada penyelia, semua perkara adalah sama, majikan akan lebih suka memberi tanggungjawab tambahan kepada mereka yang tidak membuat kesangsian kepada majikan sama ada mereka akan menyelesaikan tepat pada masa dan orang-orang yang tidak melakukan, mereka merasa seolah-olah mereka membuang sesuatu bersama-sama mereka pada minit-minit terakhir.

Ketepatan masa anda secara konsisten dapat menambah nilai kepada acara atau tugasan.Ketepatan masa memberitahu bukan sahaja kepada ketua anda tetapi kepada semua peserta bahawa anda menghargai semua acara atau tugasan.Ini menambah kepada persepsi mereka bahawa ia adalah penting. Kelebihan menunjukkan tanda hormat dan pemahaman tentang kepentingan mesyuarat, peristiwa atau tugasan yang anda jadualkan; ia adalah bernilai dengan meletakkan usaha kearah menambah ketepatan masa dan menjadi sebagai salah satu daripada sifat-sifat anda.

22

NO. KOD / CODE NO.	Z-009-1:2015–M02/P(2/3)	Muka Surat / Page :
		Drpd / of	: 8

4.            Kepatuhan Menyiapkan Kerja

4.1 Ketepatan menyiapkan kerja melibatkan pengurusan masa. .Pengurusan masa adalah tindakan atau proses perancangan dan melaksanakan kawalan sedar ke atas jumlah masa digunakan untuk aktiviti-aktiviti tertentu, terutama untuk meningkatkan keberkesanan, kecekapan atau productiviti. Ia adalah aktiviti meta dengan matlamat untuk memaksimumkan manfaat keseluruhan lain–lain aktiviti dalam keadaan jumlah masa yang terhad.

4.2 Menyiapkan kerja mengikut ketepatan masa boleh dibantu dengan pelbagai kemahiran seperti alat, dan teknik yang digunakan untuk menguruskan masa  apabila  melakukan  tugas-tugas  tertentu,  projek,  dan  matlamat mematuhi  tarikh  akhir.Pada  mulanya,  pengurusan  masa  disebut  aktiviti

perniagaan atau hanya aktiviti kerja, tetapi akhirnya istilah diperluaskan untuk merangkumi kemahiran peribadi. Satu sistem pengurusan masa adalah gabongan yang direka dan mengandungi beberapa proses, peralatan, teknik, dan kaedah. Pengurusan masa adalah biasanya satu keperluan dalam mana-mana projek pembangunan kerana ia menentukan masa penyiapan projek dan skop.