CA02 KEMAHIRAN TINGKAH LAKU PERSONAL
TAJUK/TITLE : KERJA
BERPASUKAN
TUJUAN/PURPOSE :
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai peranan yang berbeza dalam satu pasukan, maklumat
berkaitan bersama ahli pasukan, masalah asas penyelesaian berkaitan dan
pelbagai budaya dalam pasukan.
32
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
PENERANGAN/INFORMATION :
1
Pasukan di Tempat Kerja
Pasukan kerja
adalah kumpulan-kumpulan formal terdiri daripada individu yang saling
bergantung dan bertanggungjawab untuk mencapai matlamat. Semua pasukan kerja
adalah satu kumpulan tetapi hanya kumpulan formal boleh menjadi pasukan kerja.
1.1 Pasukan boleh berbeza
dari segi tujuan atau matlamat. Tempoh satu pasukan boleh sama ada kekal atau
sementara.
i. Pasukan Jabatan mengikut
fungsi dan lain-lain yang menjadi sebahagian daripada struktur formal
organisasi adalah jenis pasukan kekal.
ii. Pasukan sementara termasuk
pasukan petugas, pasukan projek, pasukan penyelesaian masalah dan mana-mana
jenis pasukan jangka pendek yang dibentuk untuk membangun, menganalisis, atau
mengkaji perniagaan atau isu yang berkaitan dengan kerja.
1.2 Ahli dalam pasukan
boleh sama ada daripada bidang tugasan yang sama atau bercampuran.
i. Pasukan sama fungsi terdiri
daripada seorang pengurus dan orang bawahan beliau daripada satu bidang tugasan
yang sama. Pasukan sama fungsi sering terlibat dalam usaha meningkatkan
aktiviti kerja atau menyelesaikan masalah-masalah tertentu dalam kawasan bidang
tugasan itu sahaja. Dalam pasukan ini, isu-isu seperti kuasa, membuat
keputusan, kepimpinan dan interaksi adalah agak mudah dan jelas.
ii. Pasukan campuran atau
bersilang fungsi mempunyai ahli daripada pelbagai bidang tugasan dengan
pelbagai bidang kepakaran dan dari peringkat organisasi yang berbeza. Pasukan
ini selalunya ditubuhkan untuk
33
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
menangani
isu-isu yang memberi kesan kepada keseluruhan organisasi. Sebagai contoh, satu
pasukan campuran atau bersilang fungsi ditubuhkan melibatkan pekerja daripada
bahagian pengeluaran, pemasaran, akaun, penyelidikan dan pembangunan, pejabat
Ketua Pegawai Eksekutif dan lain-lain. Pasukan ini dipimpin oleh seorang
fasilitator terdiri daripada seorang pengurus, dengan pemimpin-pemimpin yang
dilantik untuk kumpulan kerja yang berbeza dalam pasukan. Keputusan lebih
kepada berasaskan persetujuan bersama.
1.3 Pasukan boleh sama ada diselia atau diurus
sendiri.
i. Pasukan selia akan berada
di bawah arahan seorang pengurus yang bertanggungjawab untuk membimbing pasukan
dalam menetapkan matlamat, melaksanakan aktiviti-aktiviti kerja yang perlu dan
menilai prestasi.
ii. Pasukan kendiri atau diurus
sendiri semakin biasa digunakan dalam syarikat. Pasukan ini adalah pasukan
formal pekerja yang beroperasi tanpa pengurus untuk melaksanakan proses kerja,
atau segmen penyampaian produk dan perkhidmatan kepada pelanggan dalaman atau
luaran. Pasukan yang diurus sendiri ini bertanggungjawab untuk menyiapkan kerja
dan membuat pengurusan sendiri.
2.
Konsep Kerja Berpasukan
Pasukan yang
baik membolehkan setiap ahli bertindak lebih daripada sebagai individu. Ini
kerana Semangat Berkumpulan bermakna setiap ahli memerlukan satu sama lain,
saling sokong menyokong, mempunyai motivasi yang tinggi untuk mencapai wawasan
dan memperoleh semangat yang tinggi.
34
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
2.1 Pasukan
kerja amat penting kepada syarikat-syarikat kerana keputusan yang lebih baik
dan lebih cepat dapat dibuat oleh mereka yang dekat dengan isu tersebut dan
membolehkan para pengurus memberi tumpuan kepada perkara-perkara strategik dan
perkara-perkara jangka panjang.
2.2 Penggunaan
pasukan campuran dan bersilang fungsi dapat menghasilkan idea-idea lebih
inovatif dan keputusan yang lebih baik daripada sekiranya ahli bertindak
bersendirian. Ini kesan daripada hasil perkongsian pengalaman dan pengetahuan
yang berbeza dan penggunaan perspektif yang berbeza untuk mempertimbangkan
fakta-fakta.
2.3 Ciri-ciri pasukan yang efektif antaranya:
i)
Tujuan yang sama. Semua ahli pasukan jelas tentang wawasan dan matlamat
pasukan, daripada gambaran yang besar hingga pencapaian yang perlu dicapai di
sepanjang jalan.
ii)
Peranan yang jelas. Ahli pasukan mengetahui apa yang diharapkan daripada
setiap ahli yang lain, terdapat kebertanggungjawaban dan tidak ada duplikasi
yang tidak perlu atau ahli yang tidak berfungsi.
iii)
Proses pasukan yang jelas. Ahli pasukan bukan sahaja tahu mengapa dan
apa yang mereka akan capai, mereka juga tahu bagaimana mereka akan mencapainya.
iv)
Hubungan mantap. Ahli-ahli dalam pasukan yang efektif mempunyai hubungan
yang baik, baik hati dan mengambil berat terhadap satu sama lain.
35
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
v)
Interaksi yang berkesan antara ahli pasukan dan pengurus. Ini bermakna,
komunikasi adalah terbuka dan jujur, maklum balas kerap dan membina, dan ada
tindakan susulan yang tepat pada masanya.
2.4 Walaupun
ia adalah peranan utama ketua pasukan atau pengurus untuk memastikan pasukan
mereka merangkumi sikap-sikap itu, mereka tidak akan berjaya kecuali kesemua
ahli pasukan menghargai kepentingan mendakap cita-cita pasukan.
2.5 Antara halangan biasa yang menjejaskan
keberkesanan pasukan adalah:
i)
Pasukan terlalu besar. Pasukan yang paling efektif adalah pasukan yang
mempunyai bilangan ahli yang sedikit mengelakkan ada ahli yang tidak berfungsi
dan pertindihan dalam struktur fungsi mereka.
ii)
Ahli-ahli pasukan yang tidak sejajar dengan wawasan, matlamat atau strategi,
sama ada kerana mereka tidak dimaklumkan, atau mereka tidak membawa unsur-unsur
ini.
iii)
Lemah, interaksi yang tidak sihat antara ahli. Ini mungkin berlaku
kerana ahli pasukan tidak merasakan mereka tergolong dalam pasukan dan
berfungsi seperti koleksi individu berasingan, atau lebih teruk lagi, menjadi
pesaing lebih daripada sebagai rakan pasukan.
iv)
Ketua pasukan mikro mengurus dan gagal membuat agihan tugasan dan
memberi kuasa kepada ahli pasukan.
36
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
v)
Ahli pasukan tidak berdisiplin, tidak bertanggungjawab dan tidak
komited. Apabila satu atau dua ahli kurang berfungsi secara konsisten dan
mereka tidak ditegur, ia menjejaskan moral seluruh pasukan
3
Jenis-jenis Peranan dalam Pasukan
Pada tahap yang paling
ringkas, peranan dalam pasukan boleh dibahagikan kepada Ketua Pasukan dan Ahli
Pasukan.
3.1
Peranan Ketua Pasukan adalah
i) Menetapkan objektif pasukan dan memastikan ia
difahami oleh ahli-ahli.
ii) Bertanggungjawab ke atas
strategi pasukan dan mengetahui bila hendak menyesuaikan diri.
iii) Berperanan memberi tugasan
kepada ahli-ahli pasukan mengikut kelebihan mereka.
iv) Mendapat dan menyusunkan
sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat.
v) Memberi motivasi kepada
ahli-ahli pasukan untuk mencapai matlamat. Memastikan semangat pasukan sentiasa
tinggi.
vi) Memantau prestasi pasukan
terhadap matlamat dan menerima tindakan pembetulan.
vii) Meningkatkan prestasi
dengan membangunkan diri sendiri dan ahli-ahli pasukan. Belajar daripada
kegagalan.
viii) Menonjolkan pasukan dan bertanggungjawab ke
atasnya.
3.2 Peranan Ahli Pasukan adalah
37
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
i) Menyokong Ketua Pasukan
dalam melaksanakan tugasan, termasuk memberi maklum balas dan cadangan.
ii) Membekalkan idea-idea dan
kepakaran mengikut kebolehan masing-masing.
iii) Perlaksanaan Strategi yang berkualiti tinggi.
iv) Bertanggungjawab sepenuhnya
dalam melaksanakan tugasan mereka dalam sesuatu projek.
v) Komitmen kepada matlamat pasukan.
vi) Kerjasama rapat dan memberi sokongan kepada
ahli-ahli pasukan.
vii) Mewujudkan budaya
berpasukan yang sihat dan hubungan yang baik antara ahli-ahli.
4.
Perkongsian Maklumat
Pasukan yang
efektif bercirikan komunikasi yang baik. Ahli-ahli dapat menyampaikan mesej
antara satu sama lain dalam bentuk yang jelas dan mudah difahami. Ini termasuk
mesej bukan lisan serta mesej pertuturan.
4.1 Ahli-ahli
juga mengambil tanggungjawab ke atas penyebaran maklumat yang berkaitan kepada
pihak-pihak yang memerlukannya. Mereka juga perlu membuat semakan sama ada
ahli-ahli pasukan yang lain tahu mengenainya. Salah faham atau tiada komunikasi
jarang berlaku dalam pasukan yang efektif.
4.2 Komunikasi
budaya keterbukaan wujud dalam pasukan berprestasi tinggi. Ahli-ahli dapat
dengan cepat dan cekap berkongsi idea dan perasaan secara terus dan diberi
jaminan bahawa pandangan mereka diambil kira, tanpa prapertimbangan. Dengan ada
suasana terbuka ini, mereka berasa yakin untuk
mencadangkan sesuatu yang kreatif atau berbeza.
38
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
4.3 Komunikasi
dalam pasukan berprestasi tinggi juga dicirikan dengan adanya maklum balas yang
kerap, baik dan sihat daripada ahli-ahli pasukan dan pihak pengurusan. Ini
membantu memberi panduan kepada rakan-rakan pasukan juga ketua pasukan, untuk
membetulkan sebarang kelemahan dan memastikan prestasi tinggi yang konsisten.
5
Langkah Asas Penyelesaian Masalah dan Proses
Sering berlaku,
pasukan dibentuk untuk menyelesaikan sesuatu masalah. Oleh yang demikian, salah
satu kemahiran yang paling penting yang perlu ada dalam semua pasukan adalah
penyelesaian masalah. Teknik yang paling asas, dan mungkin yang paling banyak
digunakan untuk penyelesaian masalah adalah sumbang saran.
5.1 Sumbang
saran adalah secara bersemuka, kumpulan interaktif untuk secara spontan
mencadangkan idea-idea bagi menyelesaikan masalah. Sumbang saran diperakui
sebagai bantuan terbaik dalam membantu keputusan. Peranan utamanya adalah untuk
membekalkan penambahan kepada penyelesaian kreatif. Teknik sumbang saran
menggalakkan ahli-ahli kumpulan mencadangkan penyelesaian alternatif tanpa
mengira sama ada ia dilaksanakan ataupun tidak. Tidak ada ulasan kritikal dalam
apa juga bentuk dibenarkan sehingga semua cadangan disenaraikan. Ahli-ahli
digalakkan untuk berbincang penyelesaian yang berkemungkinan dengan lantang dan
tanpa had.Lagi asing dan luar biasa sesuatu idea, lebih baik. Matlamat sumbang
saran adalah untuk menggalakkan pemikiran bebas, pemikiran yang lebih fleksibel
dan membolehkan ahli-ahli kumpulan membangunkan kreativiti sesama sendiri.
5.2 Sesi
sumbang saran yang biasa dibuat mempunyai:
i)
Persediaan, di mana isu yang jelas telah ditentukan termasuk bersetuju
dengan dengan Kenyataan Masalah.
39
Z-009-1:2015–M02/P(3/3)
|
Muka surat / Page :
|
|
|||
Drpd / of
|
:
|
11
|
|||
|
|
ii)
Peringkat mengeluarkan idea secara bebas. Sumbang saran adalah
pengaliran idea tanpa kongkongan tanpa mengendahkan pertimbangan kritikal.
iii)
Penilaian ke atas idea yang boleh dilaksanakan bagi permasalahan yang
tidak munasabah, mustahil dan yang berkemungkinan. Senarai pendek idea-idea ini
boleh diperbaiki lagi dengan perbincangan lebih mendalam.
6.
Komunikasi Sosio-Budaya
Pasukan-pasukan
yang ahli-ahlinya lebih pelbagai, lebih tinggi risiko terjadinya salah faham
dan salah tafsir sama ada melalui komunikasi secara lisan atau bukan lisan. Ini
kerana masing-masing terdiri daripada latar belakang yang berbeza yang mempunyai
kebiasaan dalam komunikasi mereka sama ada secara lisan atau bukan lisan.
6.1 Sebagai
contoh, menjadi tradisi di Malaysia, ia boleh dianggap tidak menghormati
apabila mengkritik atau tidak setuju secara terbuka, dan ia dianggap boleh
diterima untuk memberi komitmen yang samar-samar. Lebih halus komunikasi yang
digunakan oleh mereka berlatarbelakangkan tradisi, lebih berkemungkinan ia
tidak difahami dengan baik oleh mereka daripada latar belakang yang lebih
moden. Mereka yang berlatarbelakangkan tradisi mungkin juga berasa kecewa
dengan kelangsungan dan ketegasan komunikasi mereka yang lebih moden.
6.2 Dalam
pasukan campuran, adalah penting untuk fasilitator atau pengurus pasukan
menetapkan peraturan-peraturan asas yang jelas mengenai komunikasi, khusus
mengenai:
i. Menjaga kejelasan apa yang dikatakan
ii. Kelangsungan (terus ke maksud)
40
0 comments:
Post a Comment